Dlaczego budżet jest ważny dla biznesu: 5 powodów, dla których go potrzebujesz
Każdy właściciela małego przedsiębiorstwa wie co to jest budżet w firmie. Ale jeżeli zapytasz go czy taki funkcjonuje w jego firmie, otrzymasz szereg wymówek dlaczego nie. Prawda jest taka, że większość przedsiębiorców nie docenia wartości budżetu w ich firmie. A szkoda bo daje on znacznie więcej korzyści niż tylko planowanie zysku.
Dlaczego budżetowanie jest tak ISTOTNE dla firmy?
W dobrze prowadzonych firmach nikt nie ma wątpliwości co do tego, że nie da się po prostu włączyć autopilota i uznać, że następny rok będzie taki sam jak poprzedni. Budżet jest narzędziem w rękach Zarządu firmy, który niczym drogowskaz wyznacza drogę do celu. Dodatkowo każdego miesiąca pokazuje jak bardzo prawdopodobne jest osiągniecie założonych na koniec roku wyników. Budżety nie muszą być złożone czy skomplikowane. Proste oszacowanie miesięcznych przychodów i kosztów jest tak samo potężne jak zintegrowany raport finansowy. W każdym przypadku chodzi o jeden cel: o ustalenie sprzedaży i wydatków niezbędnych do jego osiągnięcia oraz środków ich finansowania. Wynik jaki daje takie zestawienie to rzetelna ocena strategii biznesowej jaką Zarząd firmy przyjął na dany rok. Budżet oprócz bycia punktem odniesienia, jest również kluczowym narzędziem w zmianie firmy jako organizacji.
5 KORZYŚCI JAKIE DAJE BUDŻET W FIRMIE
1. Ogranicza niekontrolowane wydatki
Właściciele i kierownicy działów będą uważniej rozważać swoje zakupy, jeśli istnieją limity wydatków. Mają oni pełną świadomość ile i na co mogą wydać. Wiedzą też, że ponoszą odpowiedzialność jeśli przekroczą te limity. Koszty w firmie przestają być anonimowe a stają się przypisane do kierownika działu. Oszczędność i kontrola wydatków staje się celem wszystkich a nie tylko właściciela czy Zarządu.
2. Motywuje pracowników
Budżet w jasny, zrozumiały dla wszystkich pracowników sposób przekazuje cele firmy i wyznacza ścieżki ich osiągnięcia. Jest to wymierny plan, na którym można się skupić. Pracownikom łatwiej utożsamiać sie z firmą i jej zyskiem ponieważ wiedzą czego oczekuje od nich właściciel. Budżet motywuje ich do zastanowienia się nad rozwiązaniami w zakresie niedoborów sprzedaży lub nadwyżek wydatków aby pomóc firmie osiągnąć założony cel. Rezultatem jest jednolity, świadomy i zaangażowany zespół, który utożsamia się z firmą. Dodatkowo bazując na wyznaczonych w budżecie celach można zbudować miarodajny system motywacyjny dla pracowników.
3. Pozwala szybko zareagować na zły kierunek
Analiza budżetu znacznie wcześniej pokazuje, na jakim etapie realizacji wyznaczonych celów jest firma. Umożliwia to podjecie szybkich działań korygujących. To właśnie budżet pokazuje czy firma jest w stanie pozyskać kapitał niezbędny do sfinansowania prognoz sprzedaży. W takiej sytuacji jest lepiej o tym wiedzieć z wyprzedzeniem i ograniczyć nieco działalność operacyjną, niż nagle stwierdzić, że oto skończyła się gotówka i nie ma innego wyjścia jak całkowicie wstrzymać działalność operacyjną.
4. Zaspokaja potrzeby innych interesariuszy
Często firma współpracuje z innymi instytucjami czy kontrahentami. Przykładowo staramy się o kredyt, fundusze lub próbujemy pozyskać nowy kontrakt. Bez względu na cel, każdy zewnętrzny partner potrzebuje informacji o tym co dzieję się w firmie. Czy jest ona wiarygodnym partnerem, jakie ma plany i jaka jest szansa, że je osiągnie. Jeśli więc chcesz rozszerzyć swoją działalność, być wiarygodnym w biznesie lub uzyskać dodatkowe środki na rozwój firmy w twoim najlepszym interesie jest posiadanie solidnego budżetu. Takiego który pozwoli zainteresowanym stronom uzyskać niezbędne dla nich informacje. Gdy wszystkie strony zgadzają się z celami firmy i planem ich realizacji, znacznie łatwiej jest współpracować i być wiarygodnym partnerem w oczach naszych kontrahentów. Podając analitykowi bankowemu wysokość przyszłych zysków warto jest umieć przedstawić jemu precyzyjne prognozy. Przy tym jednocześnie pokazując, że jako właściciel firmy doskonale wiesz, w którym kierunku ona zmierza.
5. Wykrywa wiele nadużyć
Jedno z narzędzi do wykrywania w firmie nadużyć czy kradzieży to właśnie budżet. Zestawienie planu z realizacja od razu pokazuje, że coś nie gra. Zmusza tym samym do dalszych analiz i odnalezienia przyczyn. Przygotowując plan bazujemy na naszych latach doświadczeń. Wszelkie odchylenia wykonania do budżetu powinny być wnikliwie zbadane. A szukanie odpowiedzi na pytania dlaczego niejednokrotnie doprowadza nas do nieuczciwych współpracowników. Również nasi pracownicy są systematycznie pytani o znajomość tego co działo się w ich działach, dlaczego jest taki poziom wydatków. Mając świadomość, że będą tłumaczyć się ze swoich budżetów działowych z góry nie dopuszczają do nadużyć albo baczniej kontrolują to, co się dzieje na ich polu działania.
Warunki jaki musi spełniać budżet w firmie
Układ budżetu i prezentacja danych powinna odpowiadać potrzebom informacyjnym przedsiębiorcy. Już podczas przygotowania budżetu warto zastanowić się jak i co chcemy widzieć. Czy nasz system księgowy dostarczy nam wszystkie dane. W proces budżetowania powinien być zaangażowany każdy menadżer. Ważna jest też dyscyplina i konsekwencja w jego przestrzeganiu. Pamiętajmy jednak, że samo jednorazowe przygotowanie budżetu na początku roku nie jest wystarczające aby spełnił on swoją funkcje. Powinien on być analizowany i szczegółowo omawiany każdego miesiąca z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne komórki.
O tym, że firma działa na podstawie budżetu powinien wiedzieć każdy kontrahent bo jest to niewątpliwie zaleta każdej firmy. Potwierdzenie jej wiarygodności biznesowej.
W BOSSON FINANCE mamy wiele lat doświadczeń w przygotowywaniu i wdrażaniu budżetów. Skontaktuj się z nami a pomożemy Ci w tym procesie https://bosson.pl/kontakt