Prowadzenie działalności gospodarczej nie jest dla tych, którzy nie mają odwagi; biznes jest z natury ryzykowny. Właściciele firm, muszą posiadać zdolność minimalizacji ryzyka, jednocześnie wprowadzając na rynek produkt lub usługę w cenie, która jest akceptowana przez klientów. Mimo, że istnieje wiele małych i średnich firm w różnych branżach, które radzą sobie dobrze i są ciągle zyskowne. Ponad 40% małych firm nie przetrwa pierwszych dwóch lat, około 50% upada po pięciu latach, a zaledwie około 33% utrzymuje się przez 10 lat lub dłużej.
Aby zabezpieczyć nową lub istniejącą firmę, konieczne jest zrozumienie, co może prowadzić do jej upadku i jak każda przeszkoda może być zarządzana lub w ogóle jak jej uniknąć. Najczęstsze przyczyny upadku małych firm obejmują brak kapitału, nie przywiązywanie wagi do zarządzania finansami, utrzymanie niewystarczającego zespołu zarządzającego, wadliwą infrastrukturę lub model biznesowy oraz nieudane inicjatywy marketingowe. Każdy z tych aspektów ma wiele płaszczyzn ale warto przyjrzeć się jak działają w Twoim biznesie.
10. Brak zrozumienia dzisiejszych zachowań klientów
Stwierdzenie klient zawsze ma racje staję się coraz bardzie popularne. W morzu konkurencji, klienci mają wybór i wymagają coraz więcej. Płatności kartą, programy lojalnościowe, nowoczesnych aplikacji do zamówień, szybkiej dostawy. Wymagają także wysokiej jakości obsługi klienta. Jeśli tego nie dostarczysz, spodziewaj się, że Twoi klienci będą głośno narzekać w mediach społecznościowych i innych narzędziach komunikacji.
Na dobre i na złe, witryny i platformy z recenzjami są obecnie bardziej popularne niż recenzja ustna. W naszym społeczeństwie mającym obsesję na punkcie technologii cyfrowych klienci mogą łatwiej niż kiedykolwiek dzielić się swoimi przemyśleniami i opiniami na temat firm, z którymi wchodzą w interakcje, co oznacza, że właścicielom firm łatwiej niż kiedykolwiek monitorować i pozyskiwać opinie klientów. Dbaj o wizerunek firmy na platformach społecznościowych i nie pozostawiaj bez odpowiedzi opinii niezadowolonych klientów. Ponieważ 85% konsumentów twierdzi, że ufa opiniom internetowym tak samo, jak osobistym rekomendacjom, niezwykle ważne jest, aby Twoja reputacja w Internecie była nienaruszona, aby potencjalni klienci nie zniechęcili się złymi recenzjami.
Warto śledzić wszelkie kanały, które pomogą Ci monitorować opinie klientów oraz nawiązać z nimi kontakt. Zadbaj o media społecznościowe (Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, TikTok itp.) dzięki nim słuchanie klientów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek a Ty zyskasz cenną informację o swoim produkcie, usłudze czy kliencie, bez konieczności przeprowadzania drogich ankiet i badań.
I pamiętaj o jednej z zasad biznesu:
Najlepszą informację na temat swojego produktu zdobędziesz od klienta, który jest niezadowolony Charles F. Kettering
9. Niezrównoważony wzrost
W biznesie w większości przypadków wygrywa powolność i stabilność. Zbyt szybka ekspansja, która zwykle wiąże się z koniecznością pozyskania finansowania w postaci pożyczki lub kredytu. Dodatkowo moment szybkich wzrostów rodzi pokusę inwestowania w park maszynowy lub sprzęt, co z kolei najczęściej wiąże się ze zobowiązaniem w postaci leasingu. Jednak może to przynieść odwrotny skutek, co jeśli rynek się zmieni lub trafisz na trudny okres? Z jakiego kapitału będziesz spłacał zobowiązania? Innym przypadkiem jest próba przejęcia większej liczby zleceń, niż jesteś w stanie obsłużyć, wyczerpuje to Twój kapitał obrotowy i zwykle skutkuje spadkiem jakości. Jesteś przytłoczony, a Twój produkt lub usługa cierpi.
Zamiast tego mądrze dobieraj klientów, do których się zwracasz i zastanów się w jaki sposób spłacisz każdą pożyczkę biznesową. Znajdź odpowiedź na pytanie jaka część Twoich obrotów to jest naturalny proces a jaka to sezonowy skok, będziesz wiedział do jakiego bezpiecznego poziomu możesz zaciągać zobowiązania.
8. Niewłaściwe zarządzanie zapasami
Nie odniesiesz sukcesu jeżeli źle zarządzasz zapasami. Problemy z zapasami należą do głównych powodów niepowodzeń nowych firm. Złe zarządzanie w tym obszarze może często prowadzić do niedoborów i nadwyżek zapasów – cichych zabójców przepływów pieniężnych.
Zaplanuj w jaki sposób będziesz kontrolował i zarządzał zapasami. Stałe raportowanie i analiza sytuacji na magazynie oszczędzi Ci wiele niemiłych niespodzianek. Najlepszym sposobem jest użycie fachowego oprogramowania magazynowego połączonego z systemem sprzedaży. Pomocne są raporty zawierające szczegółowe informacje na temat najlepiej i najgorzej sprzedających się produktów w zestawieniu ze stanem magazynu.
Jeśli nie śledzisz najlepiej sprzedających się produktów lub gdy jest na nie duży popyt, doświadczysz niedoborów w zapasach, co zmniejszy Twoje zyski. Z drugiej strony kupując duże ilości zapasów, których nie sprzedasz tak szybko, jak przewidywałeś, mogą stracić na wartości lub stać się przestarzałe. Zmusza to do sprzedaży ich z dużym rabatem lub wcale. Dopóki nie odzyskasz pieniędzy, sprzedając zapasy Twój kapitał będzie uwięziony w wielu niesprzedanych zapasach a każdy produkt w magazynie lub w lokalnym magazynie to zimna, twarda gotówka, której nie możesz zainwestować.
7. Brak zróżnicowania klientów
Firma może osiągnąć szybko swoje plany sprzedażowe pozyskując 1-2 dużych klientów. Ale zbytnie poleganie na jednym dużym kliencie to gwarantowane problemy. Co jeżeli zerwie kontrakt lub nie zapłaci za usługę w terminie?
Dlatego aby firma mogła uniknąć ryzyka i nie być zależną od jednego klienta powinna dywersyfikować swój produkt lub usługę na różne grupy klientów. Pomocne mogą być raporty analityczne sprzedaży oraz świadome wyznaczanie celów działowi sprzedaży.
6. Próbuję zrobić wszystko
Właściciele firm to odważna grupa, która prowadząc biznes musi wykazać się wiedzą na wielu płaszczyznach. Jednak przedsiębiorcy, jak wszyscy ludzie, mają mocne i słabe strony, nie wspominając o skończonej liczbie godzin każdego dnia. Delegowanie jest Twoim przyjacielem. Niezależnie od tego, czy oznacza to zatrudnienie pracowników, czy inwestycję w oprogramowanie, które ogranicza ilość pracy, Twoja firma zacznie zarabiać dopiero wtedy, gdy przerzucisz część swoich obowiązków na inne wykwalifikowane ramiona.
Zatrudnienie fachowców to połowa sukcesu, druga to umiejętne nimi zarządzanie i wyznaczanie celów. Pomocny w tym może być budżet oraz ułożenie w firmie procesów i zdefiniowanie zakresu odpowiedzialności. Twoim zadaniem jest zarządzanie strategiczne a nie zajmowanie się nawet najdrobniejszą rzeczą w Twojej firmie. Korzystaj z raportów i analiz finansowych aby wiedzieć, który obszar wymaga Twojej interwencji.
5. Za dużo biurokracji
Planując swoją firmę, być może wyobrażałeś sobie zadowolonych klientów, mądry marketing i oczywiście mnóstwo gotówki. Prawdopodobnie nie wyobrażałeś sobie papierków lub arkusza kalkulacyjnego za arkuszem kalkulacyjnym. Jednak prawda jest taka, że duża część prowadzenia firmy koncentruje się wokół zadań administracyjnych.
Od zarządzania zapasami po zarządzanie pracownikami i całą księgowość związaną z niekończącym się dążeniem do osiągnięcia celów finansowych i osiągnięcia zysku – obowiązki administracyjne mogą z łatwością pochłonąć cały Twój dzień. Jednak bez płynnego przepływu informacji i danych w firmie powstaje chaos a praca staje się nieefektywna. Bo jak pracownik magazynu ma optymalizować stan zapasów jak wszystkie dokumenty rozchodu wypełniane są raz na koniec miesiąca? Jak pozyskać dane do raportów i analiz jeżeli faktury nie są księgowane na bieżąco i nie mają opisu?
Aby zniwelować ilość pracy korzystaj z systemów informatycznych, które usprawnią pracę administracyjną w Twojej firmie. Nie wszystko można zautomatyzować ale znaczną część czasu poświęconego na kwestie typowo administracyjne można zoptymalizować.
4. Brak obrotu
Zgadza się, staromodny upór to trzecia z najczęstszych przyczyn niepowodzeń małych firm. Przedsiębiorcom łatwo jest popaść w obsesję na punkcie swojego pomysłu biznesowego lub produktu, nawet jeśli wszystkie dowody wskazują na to, że nie odniósł on sukcesu. Zbyt optymistyczne myślenie i brak obiektywnej analizy firmy, produktu lub usługi sprawia, że inwestujesz kapitał i czas w coś co i tak zakończyłoby się porażką. Podejmując decyzje biznesowe kieruj się danymi i obiektywną analizą, zdejmij różowe okulary. Wprowadzając produkt na rynek testuj go w małej skali, na małej grupie klientów. Dopiero jak będziesz miał pewność, że jest na niego zapotrzebowanie, zainwestuj w jego sprzedaż.
3. Brak biznesplanu lub budżetu oraz złe planowanie
Planowanie jest ważne zarówno w przypadku nowych firm (biznesplan) ale także tych już istniejących od wielu lat (budżet). To, co wydaje Ci się dobrym pomysłem na biznes na papierze, może nie sprawdzić się tak dobrze w rzeczywistości.
BIZNESPLAN
Biznesplan zmusza Cię do dokładnej analizy Twojego biznesu i otoczenia. Co odróżnia Twój projekt od konkurencji. Czym Twój produkt będzie się wyróżniał w morzu podobnych ? Czy to jakość? Obsługa? Czy to codzienna promocja w mediach społecznościowych? Prawdopodobnie to wszystko z powyższych. Utrzymanie zrównoważonego modelu biznesowego wymaga wyróżnienia się na tle konkurencji. Inne ważne kwestie obejmują: Kto stanowi bazę klientów? W jaki sposób kupią Twój produkt lub usługę – w sklepie, online czy w obu przypadkach? Jaki jest Twój plan marketingowy? W jaki sposób klienci dowiedzą się o Twojej firmie? Jakie są Państwa prognozy dotyczące przepływów pieniężnych? Twój kapitał startowy? Jak daleko poniosą Cię Twoje rezerwy gotówkowe? Udzielenie odpowiedzi na tego typu pytania, gdy pomysł na biznes jest jeszcze na etapie planowania, pomoże Ci zwiększyć prawdopodobieństwo, że Twój produkt lub usługa odniesie sukces.
BUDŹET
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się jak duże firmy zarządzają swoim biznesem? Większość korzysta z narzędzia, które nazywa się budżetowaniem. Pojęcie to kryje w sobie znacznie więcej niż rozumiane przez lajków „wróżenie z fusów”. Skoro firmy o miliardowym obrocie potrafią przygotować i prowadzić firmę na podstawie budżetu i planowania to znaczy, że może każdy i że warto. Budżet pozwala zweryfikować wszystkie aspekty biznesu m.in. planowany obrót, koszty i zapotrzebowanie na kapitał, wskazuje obszary do optymalizacji, to co „nie gra”, pozwala delegować, motywować i rozliczać z efektów, pokazuje co dzieję się na rynku i gdzie są ryzyka dla firmy, to tylko niektóre z zalet budżetowania. Budżetowanie w firmie to potężne narzędzie jednak jego sukces zależy od zrozumienia istoty i złożoności tego procesu.
Zarówno w przypadku biznesplanu jak i wdrażania budżetowania w firmie warto skorzystać z profesjonalnej pomocy aby proces wdrożenia był pełnym sukcesem.
2. Brak danych
Twoja mała firma konkuruje z bogatymi w gotówkę gigantami, takimi jak Allegro i Starbucks. Czym dysponują ci giganci? Dane. Mnóstwo danych. Chociaż Twój rynek jest znacznie mniejszy, nadal powinieneś zebrać jak najwięcej informacji. Jeśli nie masz wglądu w wydajność swojej firmy w czasie rzeczywistym, drastycznie ograniczy to Twoją zdolność do podejmowania mądrych decyzji opartych na danych. Na przykład potrzebujesz pełnego wglądu w uzyskiwane przychody i ponoszone wydatki. Bez tej wiedzy dosłownie błądzisz na ślepo.
Po stronie wydatków, jeśli chcesz kupić nową linię asortymentu lub dokonać aktualizacji w swoim sklepie, musisz wiedzieć, jaki będzie to miało wpływ na Twoje zyski. Należy zwracać uwagę nie tylko na te wydatki, ale na wszystkie koszty. Jako właściciel firmy musisz wiedzieć, jaki procent przychodów możesz przeznaczyć na wynagrodzenia pracowników, rachunki za media lub czynsz, aby móc wyznaczyć odpowiednie cele w zakresie oszczędności. Jeśli chodzi o przychody, chcesz, aby Twoja firma rozwijała się z miesiąca na miesiąc lub z roku na rok. Sekretem prowadzenia odchudzonego biznesu jest długoterminowa, ciągła strategia, która ma na celu wyeliminowanie marnotrawstwa w celu poprawy wydajności, elastyczności i jakości operacji biznesowych – a wszystko to przy jednoczesnej maksymalizacji wartości dla klientów.
Gdy już uzyskasz wiarygodne pomiary danych, możesz określić, w jakim kierunku podążać, na podstawie ich interpretacji. Czy przez cały czas miałeś rację, a teraz masz dane, które mogą to potwierdzić? A może analizy dały Ci wgląd w obszary, które możesz ulepszyć? Niezależnie od wyniku, pamiętaj, że jest on oparty na wiarygodnych danych, którym możesz zaufać i które pomogą skierować Twoją firmę w kierunku, który pomoże jej odnieść największy sukces.
1. Złe zarządzanie
W końcu dotarliśmy do powodu nr 1, przez który biznes może upaść. Przedsiębiorcy mają władzę nad swoimi przedsiębiorstwami, a z wielką władzą wiąże się wielka odpowiedzialność! Zarządzanie częściowo zależy od nastawienia, sposobu myślenia, umiejętności – i ma to wpływ na wyniki finansowe. I żeby było uczciwie, nie chodzi tu tylko o właścicieli firm czy osoby zarządzające. To wszyscy. Niewłaściwe decyzje, brak skutecznego planowania finansowego, niestabilność w zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz brak adaptacji do zmian rynkowych mogą doprowadzić do kumulacji problemów. Firmy, które nie skupiają się na efektywnym zarządzaniu, często borykają się z trudnościami w utrzymaniu płynności finansowej, utratą konkurencyjności oraz trwałym uszczerbkiem dla swojego wizerunku.
Założenia i samozadowolenie zwykle mają miejsce, gdy firma radzi sobie dobrze i popadają w fałszywe poczucie bezpieczeństwa, że działa ona w najlepszy możliwy i najbardziej produktywny sposób. Właśnie wtedy wkracza błąd i sieje spustoszenie, jeśli nie jesteś ostrożny. Prowadzenie udanego biznesu nie jest czymś, co można pozostawić przypadkowi lub szczęściu. Wymaga jasno określonego biznesplanu, działań strategicznych i należytego zarządzania finansami od momentu uruchomienia i przez cały okres istnienia firmy.
Zaplanuj swoją drogę do sukcesu w biznesie
Te dziesięć powodów powinno dać Ci solidną wiedzę, jak naprawić upadającą małą firmę. Tak aby Twoja firma nie stała się statystyką wskaźnika niepowodzeń. Możesz nie być w stanie uniknąć wszystkich powodów wymienionych powyżej. Ważne jest, aby mieć tego świadomość i zapobiegawczo myśleć o tym, co możesz zrobić, aby stawić czoła każdemu z nich i zwyziężyć. Jeśli chcesz zacząć zajmować się właściwym zarządzaniem zapasami, analityką i zarządzaniem finansami, porozmawiajmy!
Przeczytaj także nasz artykuł o panelach zarządczych dla właścicieli firm: https://www.bosson.pl/panel-finansowy-czyli-dashboard-w-firmie/
