Co to jest Panel finansowy?
Czy wybierając się w podróż samochodem korzystasz z intuicji aby dotrzeć do nowego celu? A może używasz GPS, który wskaże Ci właściwy kierunek, najszybszą drogę lub pomoże ominąć korki? Taką właśnie nawigacją dla Twojego biznesu jest panel finansowy zawierający niezbędne wskaźniki pokazujące kierunek niczym GPS w Twojej podróży. Skoro wydaje się niemożliwe wybranie w podróż i dotarcie do celu bez GPS to tak samo niemożliwe jest prowadzenie biznesu bez precyzyjnego panelu finansowego.
W dzisiejszej gospodarce dla każdej firmy kluczowa jest informacja i pełne wykorzystanie danych biznesowych, które są dostępne w bazach danych. Firmy, które posiadają informacje „o właściwym czasie” maja duża przewagę nad konkurencją.
Niezależnie od przyczyny bez aktualnych, łatwych do interpretacji i szybko zauważalnych wskaźników finansowych właściciel firmy ma znacznie utrudnione zadanie w prowadzeniu swojego biznesu. A często bez tego typu informacji nie ma nawet szans aby zareagować na nadchodzące kłopoty, na przykład nie zauważenie w porę spadku płynności, może skutkować brakiem środków na wypłatę wynagrodzeń. A przez zbyt późne rozpoznanie powodu spadku sprzedaży może nie mieć już czasu na nowe działania promocyjne. W tym czasie stałych klientów przejmie konkurencja.
Pulpit finansowy to przede wszystkim:
- kluczowe informacje o Twojej firmie
- dostępne natychmiast
- zawarte na jednej stronie arkusza abyś nie tracił czasu na przeglądanie szeregu zbędnych informacji
Jeśli masz wątpliwości, jak powinien wyglądać pulpit finansowy to ten przykład je rozwiąże. Na pytanie, co musi zawierać panel finansowy aby spełniał swoją role informacyjną przeczytaj ciąg dalszy tego artykułu: „7 wskaźników, które musi mieć panel finansowy”.
7 wskaźników, które musi mieć Twój dashboard
Czy prowadząc samochód korzystasz z zegarów pokazujących parametry Twojego samochodu jak obroty czy prędkość? Podobnym narzędziem dla właściciela firmy jest panel finansowy. Wykorzystuje on informacje zarówno ze sprawozdań finansowych, jak i rachunkowości zarządczej aby pokazać Ci najważniejsze parametry Twojej firmy abyś mógł sprawnie podejmować decyzje biznesowe. Praktycznie każdy przedsiębiorca może mieć tak bezcenne narzędzie do zarządzania firmą. Stworzenie panelu zarządzającego nie wymaga specjalnych systemów klasy ERP w przypadku małych firm wystarczy skoroszyt Excel. Bez względu na wielkość firmy każdy panel finansowy powinien uwzględniać informacje:
1. Budżet a wykonanie.
2. Poziom sprzedaży.
3. Przepływ środków pieniężnych.
4. Porównanie z przeszłością.4. Porównanie z przeszłością.
5. Porównanie z wzorcami.
6. Wskaźniki wydajności.
7. Top 10 najważniejszych klientów.
Chociaż szczegóły dotyczące każdej metryki mogą się różnić w zależności od biznesu i branży, ale te kluczowe wskaźniki są obowiązkowe dla każdej firmy.
1. Budżet a wykonanie.
Zestawienie budżetu i wykonania (liczbowe lub graficzne) ilustruje sposób, w jaki firma działa w stosunku do wyznaczonych celów – w budżecie lub prognozach. Ta część pulpitu finansowego wyraźnie pokazuje, gdzie firma wyprzedza plan, a gdzie nie. Pomiar miesięcznych postępów pozwala na reagowanie na przekroczenia kosztów lub niedobory przychodów.
2. Poziom sprzedaży
Miara poziomu sprzedaży jest koniecznością w Twoim pulpicie finansowym. W niektórych firmach jest to podział ze względu na kanały, odbiorców czy handlowców, w innych wystarczające jest zbiorcze pokazanie poziomu sprzedaży jaki osiągnęła firma, obejmujący całkowitą rezerwację sprzedaży i zamówienia zafakturowane w danym okresie. W każdym z tego typu zestawieniu chodzi o ocenę czy nie ma znacznych zaległości do osiągnięcia celu i wzrostu. Tak czy inaczej, utrzymanie dyscypliny w celu ścisłego monitorowania działań sprzedażowych pozwala właścicielowi dostrzec trendy, dobre lub złe i reagować w razie potrzeby
3. Przepływ środków pieniężnych.
Prezentacja przepływów środków pieniężnych nawet do kilku tygodni jest nieocenionym narzędziem, ponieważ może zapewnić zasoby, kiedy i gdzie są wymagane. Przedsiębiorca na bieżąco wie jaki stan gotówki ma do dyspozycji oraz jakie czekają go wydatki. Może pro-aktywnie zarządzać płynnością finansową w firmie. Dostępność gotówki zmniejsza się w okresach intensywnego wzrostu wydatków lub w bezproduktywnym sezonie firmy.
Przykładowo jeżeli w panelu finansowym widzi, że przy obecnym stanie środków zabraknie gotówki do uregulowania zobowiązań wobec banku może podjąć działania w celu wygenerowania dodatkowych środków. Przykładowo dzięki wzmożonym działaniom windykacyjnym , zachęceniu wybranych klientów do przedpłaty. Inną opcją aby wypełnić lukę może być wybiórcze opóźnianie płatności pewnych zobowiązań – oczywiście będziesz musiał przemyśleć konsekwencje. Oczywiście istnieją inne alternatywy generujące gotówkę, ale chodzi o to, aby systemy zapewniały wczesne ostrzeżenie.
4. Porównaj z przeszłością
Informacje finansowe dotyczące określonego okresu czasu, w oderwaniu od innych danych nie są szczególnie przydatne. Korzystanie z pulpitu finansowego do porównywania wyników z pewnego okresu do wcześniejszych wyników może być szczególnie pouczające. Takie porównanie stanowi użyteczny punkt odniesienia dla właściciela do oceny kosztów i trendów przychodów.
Załóżmy, że przedsiębiorca posiada informacje ze sprawozdania finansowego, że marża operacyjna w drugim kwartale 2019 roku wyniosła 15 procent. Jego ocena może być dwojaka albo stwierdzi, że wszystko jest na dobrej drodze bo sprzedaż jest nadal rentowna albo niewiele mu to powie. Ale kiedy ten sam okres w ubiegłym roku przyniósł 25-procentową rentowność, właściciel natychmiast zaczyna zadawać ostre pytania, aby ustalić, co wpływa na niższą marżę.
5. Wzorce porównawcze
Przydatnym narzędziem na pulpicie finansowym jest porównanie wyników firmy z konkurencją w tej samej branży. Często pomocne jest porównanie marży brutto z marżami na rynku. Jeżeli marża brutto w stosunku do konkurencji jest znacznie niższa może przykładowo spowodować dochodzenie dlaczego. Wnioski mogą ujawnić miejsca do poprawy takie jak koszty pracy przekraczające normy branżowe. Jest to informacja dla właściciela co można osiągnąć a jednocześnie może on zainwestować swój cenny czas w inny obszar.
6. Wskaźniki wydajności
Pulpit finansowy powinien również zawierać kluczowe wskaźniki wydajności. Inaczej są zwane KPI ang. Key Performance Indicators. Wspomagają one osiąganie przez firmie jej celów operacyjnych i strategicznych. Parametry, które brane są pod uwagę do ich wyliczenia ściśle zależą od branży i specyfikacji firmy. Natomiast są najważniejszą miarą wydajności funkcjonowania organizacji. Ich wybór jest duży przez co mogą zdominować pulpit finansowy. Należy dołożyć starań, aby mierzyć tylko te parametry, które są istotne dla danego etapu rozwoju.
7. Top 10 najważniejszych klientów
Struktura sprzedaży jest istotną informacja o tym jak bardzo działalność firmy jest zcentralizowana. Jeżeli głównym źródłem dochodu firmy jest 2 lub 4 klientów to istnieje duże ryzyko, że firma będzie miała duże problemy jeżeli jeden z jej głównych klientów przykładowo zbankrutuje. Ten parametr może również pokazywać rodzaj usługi w podziale na klienta. Chodzi o zilustrowanie zdolności firmy do sprzedaży krzyżowej. Bieżąca kontrola dywersyfikacji sprzedaży jest kluczową informacja dla rozbudowy struktury przychodów.
Mniej znaczy więcej i bądź gotowy do przemiany
Panel finansowy do kluczowe źródło informacji. W trzech słowach to precyzyjnie, szybko i skutecznie. Dodatkową jego zaletą jest możliwość personalizacji zgodnie z profilem firmy. Przede wszystkim według informacji jakie są kluczowe dla właściciela tak aby maksymalnie ułatwić mu podejmowanie decyzji i bieżącą kontrole firmy. Może zawierać dowolna liczbę metryk, nawet 10 lub 20 ale to jedno z wyzwań w budowaniu i utrzymywaniu użytecznego pulpitu finansowego. Zbyt wiele informacji może przytłoczyć i tak już obarczonego dużą liczbą danych właściciela firmy. Konieczne jest eksperymentowanie, aby znaleźć odpowiednią kombinację metryk oraz formę prezentacji danych, która będzie przyjazna i czytelna dla jej użytkownika.
Rozpoczynając proces tworzenia pulpitu nawigacyjnego, wiedz, że jest to proces rozwojowy. Tak jak Twój deska rozdzielcza w samochodzie pokazuje Ci co dzieję się z Twoim autem – pulpit finansowy pokaże Ci, kiedy będzie konieczna zmiana biegów.
Zachęcamy do przeczytania naszego artykułu o budżetowaniu w firmie https://www.bosson.pl/budzet-w-firmie/
