Optymalizacja kosztów jest celem każdego przedsiębiorcy. Rozwój firmy kieruję uwagę jej właściciela na cele strategiczne i podejmowanie tych kluczowych decyzji a tymczasem kosztów przybywa. Kolejne decyzje, większe zatrudnienie, brak czasu na analizę powodują, że w firmy tracą z oczu swoje własne wydatki… i to dosłownie. W końcu każdy właściciel biznesu zada sobie pytanie: Jak obniżyć koszty w firmie?
Podczas cyklu życia firmy pojawia się moment, w którym ma ona znacznie wyższy obrót, zwiększoną liczbę pracowników i liczne inwestycje, ale zyskowność pozostaje niezmienna lub jeszcze gorzej, zaczyna spadać. To jest moment na rzetelne przeprowadzenie analizy kosztów całej firmy i procesów, jakie w niej powstały. Tego typu analizy powinny być przeprowadzane w każdej firmie regularnie i systematycznie.
Poniżej przedstawiam kilka mniej oczywistych sposobów, aby obniżyć koszty w firmie:
Sprawdź koszty stałe
Przyzwyczajamy się do kosztów stałych i często zapominamy o ich monitorowaniu. Zdarza się, że automatycznie płacimy faktury za usługi, których od dawna nie korzystamy.
Zweryfikuj umowy
Po podpisaniu większość umów przekazywana jest do działu księgowości, a my o nich zapominamy. Jednakże warunki rynkowe zmieniają się, tak samo jak ceny usług i ich zakresy. Warto sprawdzić, czy nasze umowy wciąż są korzystne dla firmy, czy też warto je renegocjować lub zmienić dostawców na bardziej korzystnych.
Zbadaj procesy wewnątrz firmy
Kiedy firma szybko rośnie, trudno kontrolować wewnętrzne procesy. Podejmujemy działania operacyjne, a aktywności organizacyjne i procesowe schodzą na drugi plan. Jednakże „stare” procesy w nowej organizacji często utrudniają pracę i przepływ informacji. Chaos jest również kosztowny.
Zweryfikuj zatrudnienie
Szybki rozwój firmy sprawia, że zatrudnienie wzrasta błyskawicznie. Zakresy obowiązków też. Wbrew pozorom, po kilku miesiącach wzrostu zatrudnienia, pracownicy wykonują tę samą pracę w różnych miejscach w organizacji lub wykonują zadania, które nie są już potrzebne. Jako właściciel biznesu, płacisz za to.
Motywacja pracowników
Czas pracy to również koszt. Upewnij się, że Twoi pracownicy mają zadania, które w pełni zajmują ich czas pracy. Skorzystaj też z systemów motywacyjnych dla pracowników. Zmotywowany i niezmotywowany pracownik kosztuje Cię tyle samo, ale zmotywowany dodaje 60% więcej wartości do Twojej firmy. To się opłaca.
Miesięczne raportowanie kosztów
Poprawne raportowanie kosztów pozwala szybko zlokalizować koszty, które są zbyt wysokie lub niepotrzebne. Będziesz mógł podjąć kroki mające na celu ich redukcję i co najważniejsze, mieć je pod stałą kontrolą.
Powyższe metody są uniwersalne ale koszty w firmie powinny być zawsze weryfikowane i kontrolowane. W Bosson Finanse świadczymy usługi audytu wewnętrznego w firmach. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w procesie kontroli kosztów, ekspeckiej i obiektywnej oceny skontaktuj się z nami.
Odpowiemy na Twoje pytanie: jak obniżyć koszty w firmie?
O budżetach i biznesplanach przeczytasz tu: https://www.bosson.pl/budzet-w-firmie/
